ニュースレターを作る時の悩みポイント。
自作や作成代行・外注の違いとどちらがおすすめか

自社の予算やリソース配分を考えたとき、少数精鋭体制の会社・店舗では、ニュースレターの自作に時間・人員を割り振るのが難しいかもしれません。 そんなときに検討したいのが、ニュースレターの作成代行・外注です。

ニュースレターを外注できると、依頼主はその分だけ店舗・会社経営に注力できますが、一方で予算やクオリティの面で不安も残ります。

この記事では、ニュースレターの自作と作成代行・外注について、それぞれのメリット・デメリットをご紹介するとともに、優秀な作成代行・外注業者を選ぶ際のポイントについてお伝えします。

ニュースレターを自作するメリット・デメリット

ニュースレターの自作は、主に費用と作業負担の観点から判断することになりますので、必然的にそれぞれを天秤にかける必要が出てきます。 まずは、ニュースレターを自作するメリット・デメリットについて触れていきます。

費用を安く抑えられ、続ける中でノウハウも得られる

自社・自店舗でニュースレターを作ると、外注する場合に比べて費用を安く抑えられます。 無料テンプレートを使って制作し、印刷も自前のプリンターで対応できるなら、スタッフの給料以外にかかる費用はインク代とコピー用紙代程度で済みます。

また、スタッフの手で継続して制作・発行にあたるうちに、ノウハウの蓄積にもつながっていきます。 スタッフが作り方を覚えていくと、次第に作業が効率化し、部下や後輩への指導もスムーズになります。

継続的にニュースレターを発行する方針が固まっているなら、手間はかかってもスタッフの力を使って取り組んだ方が、自社にとって有益と言えるでしょう。 ただ、ニュースレターを作るためだけに新しい人材を採用するかどうかは、どれだけ本腰を入れて取り掛かるかによって判断が分かれるところです。

スタッフや経営陣の負担が大きくなる

ニュースレターを自作する場合のデメリットは、やはり人的負担が大きいことです。 制作スタッフの労働時間が長くなるだけでなく、経営陣が執筆作業を行う場合は、その時間もねん出しなければなりません。

制作時間を十分に確保できない場合、せっかく方針を決めても思ったように発行できないリスクがあります。 スケジュール上、本業に支障をきたすおそれがあるなら、自作は厳しいかもしれません。

人的リソースが十分な場合に検討できる手段

ニュースレターの自作は、基本的に自社・自店舗の人的リソースに左右されます。 スタッフの数が豊富な場合、あるいはニュースレター制作の技術を持つスタッフが在籍している場合に検討できる手段です。

販促戦略としては効果が出るのに時間がかかるため、ニュースレター制作のみを目的としたスタッフ採用は、潤沢な予算がある場合に限られるでしょう。 あくまでも本業に支障をきたさない限りにおいて、自作を検討したいところです。

ニュースレター作成代行・外注を依頼する場合のメリット・デメリット

次に、ニュースレター作成代行・外注を依頼する場合のメリット・デメリットについてご紹介します。 一から自作する場合に比べて時間と労力がかからない反面、本格的な運用には相応の予算をかけなければならない点に注意が必要です。

豊富なノウハウ・実績がある業者に依頼できる

ニュースレターを専門に制作しているプロは、多くのノウハウを蓄積しています。
どんなクライアントの依頼に、どのように対応して、どういった結果を出したのかデータを持っているため、素人判断で制作するよりもはるかにクオリティの高いものが期待できます。

一から自社で制作にあたり、何らかの効果が見えてくるまでには、最低でも半年～1年はかかります。 有益なデータを集めるには、それ以上の時間がかかるものと予想されますから、制作時間の短縮とスタッフの負担軽減を目指すのであれば、制作代行・外注を検討するメリットは大きいはずです。

相応の費用は発生し、業者によってクオリティにも差がある

プロにニュースレター制作を依頼する以上、費用の発生は避けられません。
企画・取材・執筆・デザイン・データ作成までを一括して行ってもらうので、良質なコンテンツ制作を希望するなら、1件あたり数万円の出費は覚悟しなければならないでしょう。

ただし、デザインが得意なスタッフ・執筆が得意なスタッフが自社にいる場合は、一部を自社で対応して費用を節約することもできます。

また、すべてお任せでお願いする場合、業者の実力によっては、思っていたような出来栄えにならない可能性も十分あります。 実際に業者を選ぶ際は、イメージを具体化できる制作力・希望を聞き取ってくれるヒアリング力がある業者を選ぶのに苦労するかもしれません。

予算よりも時間を節約したい場合の選択肢

ニュースレターの作成代行・外注は、総じて予算よりも制作時間を節約したい場合に検討したい選択肢です。 自社にニュースレターの制作を頼めるスタッフがいない場合も、制作を依頼するメリットはありますが、1件あたりの費用に注意が必要です。

ただ、本格的なブランディングのためにニュースレターを利用するなら、しっかりと取材や撮影を行ってくれるサービスを活用した方が、自作よりもクオリティを高められます。 ニュースレターを制作・発行する具体的な目的がはっきりしていて、予算を組めるのであれば、作成代行・外注業者を探してみるとよいでしょう。

ニュースレター作成代行・外注を選ぶ際のポイント

検討の結果、自作ではなく作成代行・外注を依頼することに決定したら、次は業者の選び方に失敗しないよう注意したいところです。 以下に、ニュースレター作成代行・外注業者を選ぶ際のポイントについてご紹介します。

ライバルとかぶらないか

作成代行・外注を依頼する場合、定型的なテンプレートに文章を載せるのか、それともレイアウト・デザインから作り込んでいくのかを確認しましょう。 総じて、値段を安くしている業者はテンプレートを利用する傾向にあるため、選んだレイアウト・デザインによっては、近隣の同業他社とかぶってしまうおそれがあります。

完全オリジナルで制作するなら、かぶるリスクは低いかもしれませんが、業者所定のテンプレートを利用するプランには注意が必要です。 もし、予算の都合上、どうしてもテンプレートプランを検討しなければならないなら、同じ商圏内でかぶらないような工夫がなされているか、正式に依頼する前に確認しておくことをおすすめします。

作業をどこまで代行してくれるのか

せっかく作成代行・外注業者に依頼するなら、作業のほぼすべてを任せられた方が、自社の負担は少なくなります。 予算の兼ね合いから、印刷・発送を自力で行うことを検討する会社・店舗は多いものの、実際にやるとなると非常に手間がかかり、本来の目的である「継続発信」ができなくなるおそれがあります。

制作料金だけにとらわれず、印刷や発送の手間まで想定してプランを検討することが、後悔しない依頼につながります。 支払ったお金でどこまで対応してくれるのかを知ることが、業者を選ぶ際のポイントです。

サンプルを読んで心ひかれたか

業者がサンプル・ポートフォリオを用意しているなら、自社と同じ業種のものを探して、一通り読み込んでみましょう。 サンプルの内容に、いち読者として心ひかれる部分があったら、自社が求めるニュアンスに近いニュースレターを用意してくれるかもしれません。

逆に、どこか定型的な雰囲気を感じたら、ライバルと似たトーンの出来栄えになるおそれがあります。 サンプルは、業者が「自社向けにカスタマイズしたコンテンツ」を用意できるか判断する上で重要なので、読み物として面白いことを確認してから依頼しましょう。

著作権等の法律を遵守しているか

業者にニュースレター制作を依頼した場合、使用する素材は、自前で揃える場合を除いて業者で用意してくれます。 しかし、業者側に著作権等の法律を遵守する意識がないと、後々になって発行元である自社にクレームが届く可能性があります。

業者に依頼する前には、ニュースレターを書いているのは専属ライターなのか、イラスト・写真も業者側でオリジナルを用意するのか、事前確認が必要です。 なお、業者のサイトに専属ライター・デザイナーのプロフィールが書いてあると、より信用度が増します。